Bessere Meetings enden mit einem Ergebnisprotokoll – 7. Teil der Blog-Serie

Bei den meisten Meetings kommt am Ende ja doch nie was bei raus!

Genau dieses Vorurteil höre ich immer und immer wieder von meinen Kunden. Dann liegt es doch nahe zu fragen, warum kommt am Ende nichts dabei?

Gründe warum am Ende nichts übrig bleibt

  • Weil Verantwortlichkeiten, Aufgabenverteilung, Zieldaten und Abgabetermine sehr selten fixiert und für alle nachvollziehbar festgeschrieben werden.
  • Meist fühlt sich keiner so richtig für den Job verantwortlich.
  • Alle dachten, der andere würde es schon machen.
  • Keiner sagt: “ Du machst es.“
  • Deadlines und Abgabefristen sind für viele grobe Richtlinien
  • Das Meeting dauert schon wieder länger und so arbeite ich schon mal am nächsten Problem.
  • Es gibt keine Struktur.
  • Die Verbindlichkeit fehlt.

Bessere Meetings enden mit einem Ergebnisprotokoll

Wie schaffe ich es, dass mein Meeting mehr Ergenisse liefert?

Diese gesamte Blogserie beschäftigt sich mit Strategien, die sich damit beschäftigen Meetings effektiver zu gestalten. Dazu gehört es auch, Verbindlichkeiten festzuhalten. Aus diesem Grund beschäftigt sich dieser Beitrag mit 2 verschiedenen Formen eines Ergenisprotokolls.

]Beide Varianten sind einfach, verständlich, zeitsparend und für jede Form von Meetings einsetzbar.

Nutzen Sie die Agenda als Protokoll

Ein absolutes As für alle, die Verbindlichkeit und Verantwortung verschriftlichen wollen oder müssen.

Das Agenda-Ergebnisprotokoll stellt in meinen Augen ein einfaches und doch sehr effizientes Handwerkszeug dar.

Sie nutzen Ihre vorabveröffentlichte Agenda als Ergebnisprotokoll. Dazu fügen Sie zu den klassischen Rubriken: Anfangszeit;
Tagesordnungspunkt; Verantwortlicher folgende beiden Spalten hinzu: Ausführender, (Abgabe-)Termin; Notizen hinzu.

In diese Spalten schreiben Sie  ganz einfach per Hand oder wenn es Ihnen sehr wichtig ist, später auch per PC Ihre Angaben ein.

Kostenloser Download Ergebnisprotokoll-Vorlage

Ich selbst halte ich es für völlig ausrechend die Inhalte in einfacher ordentlicher Handschrift bzw. Blogschrift einzufügen. Dieses Ergebnisprotokoll ist sinnvollerweise von allen Anwesenden gleich zum Ende der Veranstaltung hin zu unterschreiben.

Dieses Prokoll kann nun kopiert, gescannt oder anderweitig weiter verarbeitet werden.

Der große Vorteil liegt auf der Hand: wenig bis keine Extraarbeit. Sie bereiten einfach einen Ausdruck vor, nehmen diesen mit in die Veranstaltung und füllen ihn dort während Ihres Meetings aus. Das kann selbstverständlich auch ein Protokollant oder eine andere Person übernehmen.


Ich stelle mich mit diesem Beitrag klar gegen eine vollständige Computerisierung unserer Aufgaben. Nicht alles muss von der Technik übernommen werden. Ein von Hand ausgefülltes Protokoll reicht in den meisten Fällen aus, um aufzuzeigen wer was bis wann erledigt. Für das Papierlose-Büro kann diese Aufgabe auch über Pen&Touch Board vorgenommen werden oder anderen modernen Medien, z.B. von Legamaster: LCD Bildschirm e-Screen Flex.

Weiterbearbeitung

  • Kopieren Sie einfach Ihr Blatt und verteilen Sie es an die Mitglieder oder lassen Sie es über die Hauspost verteilen
  • Scannen Sie das Protokoll ein oder fotografieren Sie es ab
    • versenden Sie es per E-Mail
    • legen Sie es im Intranet ab
  • drucken Sie es aus und versenden Sie es.

Ich persönlich bevorzuge es, so wenig Papier wie möglich zu verbreiten und setze dann auf E-Version, aber das ist wie vieles eine reine Geschmackssache.

Stattys im Einsatz: Wer macht was bis wann?  Ergebnisprotokoll

Die Stattys-Produkte lassen sich überall stressfrei einsetzen und ich bin ein riesiger Fan!

Mit diesem Beitrag und dem Erklärvideo stelle ich Ihnen die zweite Möglichkeit vor schnell, bequem, praktisch und ergebnisorientiert Arbeitsergebnisse festzuhalten.

Mit den Stattys-Whiteboards können wir überall eine großzügige Arbeitsfläche erstellen, die uns einen hellen, festen und wiederverwendbaren Projektionrahmen bieten.

Optisch auffällig und leicht nachvollziehbar unterstützen die Stattys Write&Slide Pads die Gestaltung des Ergebnisprotokolls.

Materialien, die Sie benötigen

  1. 2 oder 3 Statty Whiteboards
  2. 1 Blauen Whiteboard Stift
  3. verschiediene Stattys Write&Slide Pads

Je nach Geschmack lassen sich je eine Farbe pro Mitarbeiter einsetzen – hier begrenzt uns die Farbauswahl auf fünf Farben = 5 Mitarbeiter.  Alternativ sind die Farben auch bunt gemischt einsetzbar.

Wer es selbst ausprobieren will, dem empfehle ich das Starterset 2+2+2 von Stattys. Hinterlassen Sie einen Kommentar und ich sende ich sehr gern einen Kennlerngutschein zu. Damit erhalten Sie 10% Nachlass beim ersten Einkauf!

 

Protokoll strukturieren

Eine ganz einfache Strukturierung ist diese einfache Frage:

Wer macht was bis wann?

 Ergebnisprotokoll mit Stattys erstellen

In fünf ganz einfachen Schritten erstellen Sie Ihr Ergebnisprotokoll mit den Stattys Produkten.

  1. Befestigen Sie ein oder zwei Statty Whiteboards an einer Wand, Tür oder an den Festern; Beschriften Sie dann eine Tabelle mit den der Protokollfrage: Wer macht was bis wann?
  2. Während des Meetings schreiben Sie dann auf den Stattys auf wer was bis wann erledigt.
  3. Sobald die Entscheidung gefallen ist, heften Sie die Write&Slide Pads einfach ans Whiteboard.
  4. Zum Ende der Veranstaltung fotografieren Sie das Whiteboard einfach ab und können dann wie oben beschrieben mit der Verbreitung fortfahren.
  5. Der Clue  ist nun, dass jeder Teilnehmer seine Write&Slide Pads mit an den ARbeitsplatz nehmen kann und ihn dort bis zur Erledigung anheften kann.

Flexibler kann Arbeiten kaum werden.

Die Vorteile der Stattys erleben wir am ehesten, wenn wir es anfassen oder in Aktion sehen.  Deshalb hier mein Erklärvideo. Ich wünsche Ihnen sehr viel Erfolg und Freude mit diesen beiden einfach Varianten des Ergebnisprotokolls.

Wer es selbst ausprobieren will, dem empfehle ich das Starterset 2+2+2 von Stattys. Hinterlassen Sie einen Kommentar und ich sende ich sehr gern einen Kennlerngutschein zu. Damit erhalten Sie 10% Nachlass beim ersten Einkauf!

 

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

  1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
  2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  3. selektieren Sie Teilnehmer
  4. Pünktlicher Start
  5. Agenda und Zeitplan einhalten
  6. Parkplatz einrichten
  7. Pünktlich schließen
  8. Ergebnisprotokoll erstellen
  9. Zuspätkommer ignorieren
  10. Körpersprache in Meetings bewerten

 

5 responses on "Bessere Meetings enden mit einem Ergebnisprotokoll - 7. Teil der Blog-Serie"

  1. RT @dozentenscout: Rednermacherin: Bessere Meetings enden… http://t.co/4nD39GUS #Rhetorik: http://t.co/G0DoI9so

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Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

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