Bessere Meetings – Parkplatz einrichten und Nebenkriegsschauplätze abschaffen

Nebenkriegsschauplätze fressen Zeit und Geld

In vielen Sitzungen geht es zu wie auf dem Jahrmarkt:

  • „ich habe da auch mal eine Idee“
  • „Wenn wir schon beim Thema sind, dann sollten wir auch über XYZ reden“
  • „Ach gute, dass Sie das ansprechen, das bringt mich noch dazu meine andere Idee vorzustellen“
  • „Wir haben noch gar nicht über das alte Projekt gesprochen“
  • „Lassen Sie mich das etwas ausführen“
  • „Wie machen wir das dann im Detail?“
  • „Wer muss eigentlich alles mit auf die Einladungsliste für unser morgiges Teammeeting?“
  • „Hat wer den Chef schon informiert?“
  • „Also gestern, da war da ja so….“

 

Podcast: Hören statt Lesen

Parkplatz einrichten und weiterfahren

Die Idee

Die Idee des Parkplatzes in Seminaren, Teamsitzungen, Besprechungen ist folgende: Themen, Ideen, Fragen, „Baustellen“ werden hier zwischen geparkt und zeitnah bearbeitet.

Das Ziel

Das Ziel des Parkplatzes ist es sich auf das Hauptthema der Veranstaltung zu konzentrieren und ablenkende Themen und Fragen in einem sicheren Ort zu parken. So geben Sie Fragestellenden das Gefühl, wichtig genommen zu werden. Die offene Form des Parkplatzes bietet allen Anwesenden die Gelegenheit den Parkplatz im Blick zu behalten. Alle Teilnehmende sind auch in der Verantwortung , die Räumung des Parkplatz zu garantieren.

Die Umsetzung

Die Umsetzung des Parkpaltzes geht wie folgt.

Egal welche der folgenden Varianten Sie einsetzen, erklären Sie den Teilnehmern was der Parkplatz ist und warum Sie sich dafür entschieden haben ihn einzusetzen.

Variante (A) Zweiter Flipchartständer mit leerem Flipchart. Gestalten Sie eine Überschrift und teilen Sie den Flipchart in 3 Bereiche. Nebenthemen, Fragen, Probleme.  Wenn dann Anfragen, Beiträge oder Kommentare folgen, die Sie im Moment nicht bearbeiten wollen, dann parken Sie dieses Themen, Fragen und Probleme auf dem Flipchart. Zum Aufschreiben lassen sich auch verschiedene Farben einsetzen.

Variante (B) Pinnwand und Moderationskarten nutzen, um Themen, Fragen und Probleme festzuhalten. Auch hier gilt, unterteilen Sie die Pinnwand. Metaplanwände erlauben uns den Raum, den Platz anders zu nutzen. Setzen Sie daher eventuell unterschiedliche Fraben der Moderationskarten ein und „clustern“  Sie bestimmte Anmerkungen zusammenhängend. Themen, Fragen und Probleme, die zusammenhängen, innerhalb eines Bereichs befestigen. Zum Ende hin, lassen sich auch Abgrenzungen oder Überschneidungen graphish durch Kreise darstellen.

Variante (C) Setzen Sie Write&Slide Pads an Wänden, Türen, Trennwänden oder Fenstern ein. Im Gegensatz zu den ersten Varianten benötigen Sie hier keine weitere mobilien Präsentationsmedien. Sie sparen damit Raum und Geld, denn die Stattys haften auf allen glatten Flächen. Auch hier ist eine farbliche Unterteilung möglich.  Gestalten Sie auch hier wieder eine Überschrift und setzen Sie dann verschiedene Schwerpunkte.

 Parkplatz räumen

Für viele Moderatoren, die die Technik des Parkplatzes einsetzen, ist es besonders am Anfang schwer den Parkplatz wieder zu räumen. Das ist jedoch sehr wichtig!

Jeder Parkplatz muss innerhalb der Veranstaltung komplett geräumt werden.

Als Moderator können Sie jedoch nicht einfach nur die Themen streichen oder die Stattys abräumen. Vielmehr nutzen Sie die letzten fünf Minuten der Besprechung, um zu entscheiden was mit den parkenden Themen passiert. Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

  • hat sich erledigt
  • wird in die nächste Sitzung verschoben, kommt auf die Agenda
  • ein Arbeitsauftrag  wird vergeben
  • eine Chefentscheidung steht an
  • wird als Einwand oder Protest ins Protokoll aufgenommen

Sicherlich läßt sich diese Liste erweitern, die Grundmauern setzen Sie damit jedoch fest.

Wichtig ist, dass nichts auf dem Parkplatz stehen bleibt, sondern er zum Ende komplett leer geräumt wird. Sie als Moderator und Leiter des Meetings haben hier Entscheidungsgewalt.

 Erste Erfahrungen sammeln

Entscheiden Sie sich diese Methode des Meetingsgestaltung einzusetzen, dann sammeln Sie Ihre eigenen Erfahrungen. Beginnen Sie mit dem Parkplatz in Sitzungen, die Ihnen besonders „liegen“, wo bisher vieles schon gut läuft. Wenn Sie sich wohl mit der Vorgehensweise fühlen, dann erweitern Sie den Einsatz. Beachten Sie auch in der Planung der Agenda, den Parkplatz und die Zeit für die Räumung des Parkplatzes festzuschreiben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg damit und freue mich von Ihren eigenen Erfahrungen zu hören.

9 Methoden für bessere Meetings

Nachfolgend stelle ich Ihnen 9 Methoden vor, mit denen Sie Besprechungen verändern. Meetings brauchen Struktur und Rhetorik gibt Ihnen die passenden Worte dafür.

 

  1. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  2. selektieren Sie Teilnehmer
  3. Pünktlicher Start
  4. Agenda und Zeitplan einhalten
  5. Parkplatz einrichten
  6. Pünktlich schließen
  7. Ergebnisprotokoll erstellen
  8. Zuspätkommer ignorieren
  9. Körpersprache in Meetings bewerten

Jeder dieser Schritte benötigt rhetorisches Wissen, manches ist kompakt anderes offensichtlich und doch nicht immer so leicht umsetzbar. Ich habe mich entschlossen nicht alle 9 Schritte in einem, sondern in mehreren Blog-Artikeln zu veröffentlichen. Somit haben wir hier eine neue Blog-Serie.

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Kommunikation ist wertvoll – Ein Buch voller Tipps und Techniken – geschrieben von bloggenden Experten http://bit.ly/fzHQeQ

Selbstverständlich werde ich hier auf dem Blog, aber auch über mein Twitterkonto über diese Blogaktion berichten. Folgen Sie mir auf Twitter und erhalten Sie immer zeitnah neue Informationen.

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4 responses on "Bessere Meetings - Parkplatz einrichten und Nebenkriegsschauplätze abschaffen"

  1. Liebe Kollegin,
    hier war ich heute sozusagen in eigener Sache unterwegs. Hut ab – viel Content und gut geschrieben.

    Herzliche Grüße aus dem Norden

    Harald Weber

  2. Hallo Herr Weber!

    Meetings liegen mir am Herzen und vielen meiner Kunden am Geldbeutet. Also müssen wir hier aktiv werden und ich trage gern mein Schäfchen dazu bei. Danke für Ihre Rückmeldung!

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Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

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