Ein MUSS für bessere Meetings – Agenda mit festen Zeitangaben – Blogserie I

Sitzen Sie gern 75% Ihrer Arbeitszeit in Meetings und haben am Ende des Tages das Gefühl nichts geschafft zu haben?

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Nein, dann haben wir hier eine gemeinsame Grundlage.

Willkommen zum ersten Beitrag meiner neuen Blogserie „Bessere Meetings„. Die Kernthemen dieser Blogreihe habe ich hier in der Übersicht aufgeschrieben. In diesem ersten Beitrag geht es um den ersten Schritt hin zu besseren Meetings. Es geht um Sie und Ihre Organisation der Besprechung. Vor dem Meeting ist es Ihre Aufgabe als Einladener sich Gedanken über die Struktur, die Thematik, die Teilnehmer, die Aufgabenträger und natürlich um das Zeitfenster zu machen.

Mein Rhetoriktipp: Arbeiten Sie mit einer gut strukturierten Agenda und versenden Sie diese mindestens 24 h vor der Besprechung.

Was bringt eine Agenda mit Zeitangabe?

 


Viele Meetings haben eine Agenda – oder das was viele dafür halten – eine Auflistung von Themen. Diese Art von Agenda ist jedoch nicht was meine.

Agenda steht landläufig für Tagesordnung. Besetzen wir diesen Begriff mit einem rhetorischen Fachbegriff – so haben wir die „dispositio“ – die Gliederung der Besprechung. Wie bei einer guten Rede lege ich also Wert auf Struktur und Beleg. Eine Agenda muss etwas sehr ähnliches liefern. Die Agenda mit Zeitangabe bietet chronologische Struktur, Verläßlichkeit, Ordnung, Verantwortlichkeiten und ist Grundlage um ein Meeting pünktlich zu beginnen und zu schließen.

Hier meine Favoriten, wenn es um die Gestaltung der des Körpers der Agenda:

  1. Startzeit – Zeitfenster
  2. Thema
  3. Aufgabenträger
  4. Ziel
  5. Abgabedatum
  6. Verantwortliche

Bevor ich jedoch auf den Körper, die Gestaltung der Agenda im Detail eingehe, weitere Strukturelemente der Agenda.

Die Agenda wird traditionell vor der Besprechung bekannt gegeben und auch im Zeitalter dese Web 2.0 ist das ein Standard. Daher gehört neben der Kategorisierung einer Agenda, auch ein Kopf dazu.

Was gehört in den Kopf einer Agenda

Das Auge bespricht mit! Daher ist die Gesamtgestaltung der Agenda, die als Einladung dient, ebenso wichtig wie die inhaltliche Komponenten.

In den Kopf der Agenda gehört daher folgendes:

  1. Name der Besprechung – eventuelle Fokussierung, wenn es ein regelmäßig anberaumter Termin ist
  2. Name des Einladenen und falls separat vorhanden des Moderators
  3. Namen der eingeladenen Teilnehmer
  4. Besprechungsort
  5. Start- und Endzeiten des Meetings
  1. Name der Besprechung – eventuelle Fokussierung, wenn es ein regelmäßig anberaumter Termin ist Geben Sie Ihrem Meeting einen Namen, der verrät worum es geht: Montagsmeetings sind nichtssagend. Aussagekräftige Namen für Besprechungen sind: Abteilungsleiternetzwerk- Meeting, Wochenplanung-Produktion ABC, CAD-Team-Monatsfokus, Zukunftsplanung-Marketing & Vertrieb, Konzeptmeeting für Produkt ABC, Strategiesitzung Geschäftsführung, Strategiesitzung Umsetzung im Management.
    Nutzen Sie den Titel der Besprechung um Inhalte zu transportieren und zu vertiefen, z.B.: Konzeptmeeting für Produkt ABC – Mehrwert für Kunden in Fokus setzen oder auch CAD-Team-Monatsfokus – Planung der Einführung neuer Software & Software-Schulung.Wenn Teilnehmer erahnen bzw. wissen worum es geht – steigt die Bereitschaft sich selbst einzubringen.
  2. Name des Einladenen und falls separat vorhanden des Moderators Der Namedes Einladenen mit dem Titel verdeutlicht, dass eine Person für die Besprechung verantwortlich zeichnet. Zugehörigkeit ausweisen und Verantwortung übernehmen setzt starke Signale für eine verbindliche Zusammenarbeit. Bietet sich struktuell die Möglichkeit in Ihrem Unternehmen einen Moderator – egal ob intern oder extern einzusetzen – so kennzeichnen Sie dies bitte bei der Einladung auf der Agenda, dann gibt es keine Überraschungen wie z.B.: „Was macht der denn hier?“
  3. Namen der eingeladenen TeilnehmerDer Name der Teilnehmenden zeigt nicht nur Wertschätzung, sondern fordert auch Verantwortlichkeit ein. Außerdem gibt es dann keine Überraschungen, wenn plötzlich der Chef mit von der Runde ist, obwohl es teaminternes Meeting ist. Besonders wichtig ist es auch an dieser Stelle Gäste oder Zuhörer für dieses Meeting anzuzeigen. Ausreden wie „Oh ich wußte nicht, dass der Chef kommt“ verlieren dann an Bedeutung. Ein Geschäftsführer lud mich zu einer Besprechung ein, in der es um Qualifikation von Mitarbeitern ging. Leider „vergaß“ er es den anderen Teilnehmern zu verkünden und so war die Personalräting gereizt und genervt und füllte sich in Ihrer Autorität untergraben, da Sie als mein zweit wichtigster Ansprechpartner genauso wenig darüber informiert wurde wie alle anderen Betroffenen. In der Twittersprache #fail!
  4. Besprechungsort anzeigenAbhängig von der Größe eines Unternehmens gibt es feste oder wechselnde Besprechungsorte. Zeigen Sie regelmäßig an, wo die Besprechung stattfindet. Gibt es einen Treffpunkt außer der Reihe sollten sie diesen auch farblich hervorheben – wir Menschen sind Gewohnheitstiere und überlesen solche Details sehr gern.
  5. Start- und Endzeiten des Meetings Feste Zeitangaben bereichern die Tagesplanung aller Beteiligten. Achten Sie darauf eine Feste Anfangs- und Endzeit im Kopf der Agenda festzusetzen. Halten Sie diese dann auch unbegingt ein. Auch wenn sie allein im Raum sitzen oder noch fünf Themen auf Antworten warten – starten und beenden Sie die Besprechung wie in der Agenda angekündigt. Es gibt Lösungswege mit einem Zeitdefizit umzugehen. Lesen Sie dazu die weiteren Beiträge.Im Übrigen müssen Besprechungen nicht immer zur vollen oder halben Stunde starten und enden  nur weil ein Programmierer bei Outlook die fünfzehnminuten Einteilung vergaß. Laden Sie zu einem Treffen am Mittwoch Nachmittag um 14.56 Uhr ein und warten Sie ab was passiert.

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Der Agenda-Körper hat keine 90*60*90 Maße

Gesalten Sie die Agenda mit insgesamt 6 breiten Spalten. Geben Sie den Spalten folgende Überschriften: Startzeit, Thema, Aufgabenträger, Ziel, Abgabedatum, Verantwortliche.

Für den Vorabversand der Agenda sind vor allem die ersten 4 Spalten bedeutend. Allerdings sind die letzten zwei für die Kontrolle und das Ergebnisprotokoll enorm wichtig. Nun aber der Reihe nach, was wir mit jeder Spalte erreichen wollen.

  1. StartzeitDie erste Spalte Ihres Agenda-Körpers zeigt die Uhrzeit an, zu welcher ein bestimmtes Thema beginnt. Halten Sie sich während der gesammten Besprechung an diese Zeitangaben. Dann können Teilnehmer viel flexiber am Meeting teilnehmen – und kommen und gehen, wenn Ihre Zeit gekommen ist. Bei Sitzung in der Projektplanung – zum Bausitzungen ist dies bereits tägliches Übel – nur halt ohne Zeitangabe. Am Anfang fällt es Ihnen sicherlich schwer die richtige Zeitspanne einzuplanen, benötige ich nun fünf, zehn oder fünfzehn Minuten dafür. Keine Angst vor solchen Gedanken. Übung macht auch hier den Meister. Wenn Sie am Anfang mal daneben liegen, dann ist das kein Beinbruch, sondern nur ein Planungsfehler. Wichtig ist nur denselben Fehler nicht zweimal zu begehen. Bei einigen Themen werden Sie schneller vorankommen, bei anderen werden Sie länger benötigen. Lernen Sie daraus und setzen Sie Ihr Wissen beim nächsten mal bewußter ein.Für den Anfang gilt – machen, beobachten, lernen und dann neu umsetzen.
  2. ThemaDie nächste Spalte erhält die Überschrift Thema/Themenschwerpunkt/Thematik/Fokus/Kern/Aufgabe. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Wichtig ist, dass ersichtlich wird, worum es in diesem Abschnitt des Meetings gehen wird. Wenn es Ihnen eher liegt, dann gestalten Sie diese Spalte etwas größer und nennen hier nicht nur ein Stichwort, sondern setzen kurze Phrasen ein, die beschreiben worum es gehen wird.
  3. Aufgabenträgeroder VerantwortlicherDie meisten Agenden haben nur eine Auflistung der Themen – das macht noch keine gute Agenda aus, sondern ist eine Liste. Eine rhetorisch gut aufgearbeitet Agenda bezieht Aufgabenträger ein. Anstatt Aufgabenträger können Sie auch Verantwortlicher sagen. Gemeint sind die Personen oder die Person, die für dieses Thema Aufgaben zu erledigen hat: Dinge vorbereiten, darstellen, präsentieren, mitbringen, erläutern, veranschaulichen, recherchieren, Alternativen vorschlagen. All jene Teilnehmer, die aktiv in der Vorbereitung zu diesem Thema involviert sind.Nur weil Sie zu diesem Meeting laden, bedeutet das nicht automatisch, dass Sie selbst für alles und jedes verantwortlich zeichnen. Als Führungskraft gehört es zu Ihren Aufgaben bestimmte Prozesse zu delegieren.  Dazu gehört auch bestimmte Themen in Meetings von anderen vorbereiten und durchführen zu lassen. Kennzeichnen Sie daher bereits in der Einladung mit der Agenda die Aufgabenträger bzw. die Verantwortlichen.
  4. ZielWarum muss etwas in einer Besprechung diskutiert werden? Weil Ergebnisse erwartet werden. Daher ist es sinnvoll ein Ziel festzuschreiben. Folgende Aspekte dienen hier als Beispiele: Reihenfolge festlegen, Zahlensalat für Kunden aufschlüsseln, Werbepartner festlegen, Mitarbeiter auswählen und Aufgaben verteilen, Eckpunkte festschreiben, Optionen verringern, Nutzwert für Kunden sichtbar machen, Fahrplan festlegen.Rhetorisches Handeln muss immer ein zielgerichtet Handeln sein – also Empfehlungen, Wahrscheinlichkeiten, Möglichkeiten diskutieren. Ich empfehle, dass sich dies auch in der Agenda wiederfindet. So wissen die Teilnehmer sofort was am Ende bei rauskommen muss.  So läßt sich viel strukturierter Diskutieren und Nebenkriegsschauplätze lassen sich besser auf dem Parkplatz abladen oder werden sofort abgeschwächt.

    Die nächsten beiden Rubriken sind dann wichtig, wenn Sie die Agenda auch im Ergebnisprotokoll einsetzen.
    In der Vorbereitung bleiben diese beiden Felder leer. Lesen Sie alle Details dazu im „Teil 7 Ergebnisprotokoll erstellen
    „.
  5. Abgabedatum
  6. Verantwortliche

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Wann beginnt mein Meeting?

Ihr Meeting beginnt in dem Moment, in dem Sie sich Gedanken zur Agenda machen. Wann beginnt es für die Teilnehmer? In dem Moment, in dem Sie die Agenda erhalten und lesen.

Wichtig ist daher die Agenda mit einem genügend großem Zeitfenster zu versenden. Meine Empfehlung lautet mindestens 24 Stunden vor der Besprechung. Besonders zu beachten ist dabei, ob die Zuhörer genügend Zeit haben sich auf das Meeting vorzubereiten. Wenn es am Montag stattfindet, dann spätestens Freitag morgen bis 9 Uhr oder besser noch Donnerstag Nachmittag versenden. Wichtig ist, dass die Vorbereitungszeit angemessen ist, denn das rhetorische „aptum“ behält auch hier Gültigkeit.

Hier eine Dokumentenvorlage – Download

 

Agenda Vorlage – mit Erklärung

Wann muss ich vor Ort sein?

Im Fuß der Agenda oder im Einladungstext ist es sinnvoll anzukündigen, ab wann Sie im Besprechungsraum sein werden. Damit geben Sie Teilnehmern die Möglichkeit ein Vier-Augen-Gespräch oder eine kurze Absprache mit Ihnen zu treffen. Meine Empfehlung – nutzen Sie das Akademische Virtel.

Kündigen Sie Meetings mit einer Zeit von 8.15 Uhr oder 9.15 Uhr an. Seien Sie dann jedoch bereits die Akademische Virtelstunde vorher im Raum und geben Sie das auch auf der Agenda bekannt.

Die genauen Hintergründe dazu beleuchte ich ausführlicher im Podcast und auch im Abschnitt 3 „Pünktlicher Start„.

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

  1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
  2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  3. selektieren Sie Teilnehmer
  4. Pünktlicher Start
  5. Agenda und Zeitplan einhalten
  6. Parkplatz einrichten
  7. Pünktlich schließen
  8. Ergebnisprotokoll erstellen
  9. Zuspätkommer ignorieren
  10. Körpersprache in Meetings bewerten

 

Diese Blogserie werde ich, nachdem alle Beiträge veröffentlicht sind, als E-Book zum kostenlosen Download bereitstellen. Im E-Book finden Sie dann auch Vorlagen für die Agenda und weitere Arbeitsmittel und Textbausteine.

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Dieser Beitrag ist Bestanteil meiner Blog-Aktion „Kommunikation ist wertvoll

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Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

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