Teilnehmer bewusst auswählen – bessere Meetings Blogserie Teil 2

Manchmal ist schon einer mehr, einer  zu viel!

In meiner Funktion als Beraterin schaue ich genau auf die kommunikativen Abläufe von Firmen. Wenn es um das Thema Mitarbeiterführung und interne Kommunikation geht, dreht es sich häufig auch um das Thema Meetings. Teammeetings, Projektmeetings, Kundenmeetings – Meetings mit dem Boss.

Willkommen zum zweiten Teil meiner Blogserie – bessere Meetings.

Auffällig dabei war:

• einige Teilnehmer machen nie den Mund auf
• unterhalten sich mit anderen über anderes
• schreiben fleißig am Laptop
• Smsen auf dem Smartphone
• kritzeln Manikens auf leere Blätter
• schauen aus dem Fenster
• schlürfen laut Kaffee
• sind augenscheinlich mit den Gedanken weit weg
• die Diskussion begrenzt sich auf zwei oder drei
• der Moderator redet die ganze Zeit
• Nebenkriegsschauplätze werden aufgemacht, weil Hauptthema nicht die eigene Arbeit betrifft aber mal alle beisammen sind
• die Zeit meistens davon rennt
• alles Wichtige in den letzten fünf Minuten vom Chef entschieden wird

Was ist dafür die Ursache?

Häufig sitzen Teilnehmer in den Meetings, die dort nichts verloren haben. Mein Rat: ändern Sie das. Laden Sie nur Teilnehmer, die auch unbedingt dabei sein müssen und passen Sie Ihre Agenda dementsprechend an.

Hauptgegenargument: Die waren aber schon immer dabei, die kann ich doch nicht einfach ausladen! Meine Antwort – doch tun Sie es. Begründen Sie nur kurz warum, entschuldigen Sie sich jedoch nicht für Ihre Entscheidung. Als Vorgesetzter ist es Ihre Aufgabe Entscheidungen zu treffen, dann tun Sie es auch.

Wie wähle ich die Teilnehmer für mein Meeting aus?

Das ist in der Tat eine, wenn nicht die spannenste Frage überhaupt.

• Wer ist Experte auf diesem Gebiet
• Wer liefert Informationen
• Wer verfügt über wichtige Erfahrungen
• Wer bringt eine kritische Einstellung zum Thema mit
• Wer ist Akteur auf diesem Gebiet
• Wer ist Entscheidungsträger

Sind heterogene Gruppen nicht besser geeignet?

Nun Untersuchungen zeigten es wiederholt, je heterogener eine Gruppe ist, desto länger dauert die Entscheidungsfindung, desto länger wird diskutiert, desto mehr Meinungen herschen vor, desto gegensätzlicher sind die Lösungsansätze.

Aktuelle Studien verweisen jedoch darauf, das homogenere Gruppen, schneller, effizienter und lösungsorientierter agieren. Häufig fällt hier der Machtkampf um die Vorherrschaft weg und entgegengesetze Lösungswege gibt es selten.

Fazit für die Zusammensetzung von Gruppen

Homogene Gruppen, in denen es kritische Stimmen gibt, sind meiner Erfahrung nach eine gute Zusammenstellung. Nicht im Gleichschritt maschieren, aber in die gleiche Richtung denkend, lautet hier die Divise.

Achten Sie darauf, dass es auch immer einen „advocatus diaboli“ gibt. Einen Teilnehmer der kritische Fragen stellt, Grenzen überprüft, die Logik hinterfragt und auf Hindernisse hinweist. Die Menschen sind wichtige Implusgeber für neue Gedanken.

Im Übrigen bin ich gegen eine Frauquote in jeglicher Form. Gebe jedoch zu bedenken, dass Frauen und Männer sehr unterschiedlich in Ihrer Kommunikation sind, allein aus diesem Grunde lohnt es sich beide Geschlechter in Meetings einzubeziehen.

Wie groß darf die Teilnehmerzahl sein?

So groß wie nötig, so klein wie möglich!

Manche Themen verlangen einfach nach größeren Runden und ein altes Sprichtwort sagt: vier Ohren hören mehr als zwei. Daher geraten einige Besprechungen gern und schnell in ein großes Meeting.

Achten Sie jedoch immer darauf, nur wirklich beteiligte Personen einzuladen. Nur so bleibt die Produktivität hoch und die Teilnahme aktiv. Ein Mauerblümchen und ein Hans-guck- in-die-Luft behindern Ihre Besprechung und lähmen sie.

Untersuchen sprechen heute immer wieder von einer Gruppengröße von 8 Personen. Ich empfehle Ihnen, hier jedoch Ihre eigenen Erfahrungen zu machen.

Laden Sie nicht zu wenige Leute ein, sondern nutzen Sie die 9 Techniken der besseren Meetingsreihe bewusster!

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Halten Sie sich an die Agenda

Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, die Agenda einzuhalten und den Parkplatz aktiv zu nutzen, geben Sie Teilnehmern die Möglichkeit selektiv am Meeting teilzunehmen. Im Klartext bedeutet das, früher zu gehen oder später dazu zustoßen. Eben effizient zu arbeiten.

Teilnehmer sind auch immer Stellvertreter

Besonders in Projektgruppen, Arbeitskreisen, Bauleitersitzungen, Sitzungen von Vertretern von Organisatoren sind Ihre Teilnehmer immer Stellvertreter einer größeren Gruppe. Seien Sie sich dessen immer bewusst, denn das beinflusst Ihre Wortwahl und die Entscheidungsfindung. Als Stellvertreter für andere liegt immer nur ein gewisser Handlungsspielraum vor – dieser kann meist nicht ohne weitere Zustimmung überschritten werden.

Als Stellvertreter sind Ihre Teilnehmer auch immer Meinungsvertreter – nicht immer leitet die eigene Meinung das Abstimmungsverhalten, wenn es darum geht Entscheidungen zu treffen.

Nichtteilnehmer informieren

Wichtig ist, dass Sie über das Protokoll, die Menschen informieren, die über das Ergebnis der Besprechung Bescheid wissen müssen.

Dazu gehören:

• Vorgesetzte
• Partnerteams
• Entscheidungsträger
• Menschen, die von den Entscheidungen beeinflusst werden
• Akteure, die Beschlüsse ausführen werden
• Stellvertreter von Teilnehmern
• Projektmitglieder, die sich derzeit mit anderen Aufgaben beschäftigen

Aus diesem Grund ist ein Protokoll so immens wichtig.

9 Tipps und Techniken für bessere Meetings

Machen Sie sich Gedanken über die Teilnehmerauswahl bevor Sie die Agenda versenden

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
3. selektieren Sie Teilnehmer
4. Pünktlicher Start
5. Agenda und Zeitplan einhalten
6. Parkplatz einrichten
7. Pünktlich schließen
8. Ergebnisprotokoll erstellen
9. Zuspätkommer ignorieren
10. Körpersprache in Meetings bewerten

Als Führungskraft obligt es Ihnen Entscheidungen zu treffen, treffen Sie die richtigen Teilnehmer

Bauen Sie auf Ihre Erfahrungen und überlegen Sie genau, wen Sie in welchem Umfang in Ihren Besprechungen benötigen. Viele Besprechungen sind nicht nur Zeitdiebe, sondern binden wertvolle Mitarbeiter an Aufgaben, die deren Produktivität lähmen oder kürzen. Geben Sie vielmehr Freiraum für wertvolle und produktive Arbeitszeit.

Nutzen Sie daher aktiv Ihre Gestaltungsmöglichkeiten in Besprechungen, durch den Versand einer Agenda, dem Parkplatz sowie der Einhaltung eines Zeitplanes und dem Versand eines Ergebnisprotokolls.

Abschließend mein Rhetoriktipp:

Selektieren Sie Ihre Teilnehmer bewußt und geben Sie so Freiräume für anderen Aufgaben damit schenken Sie mehr Aufmerksamkeit den Anwesenden.

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