Pünktlicher Start ist die Basis für bessere Meetings – Blogserie Teil III

In meiner Studentenzeit verdiente ich meine Brötchen mit 1-Hilfe-Kursen. Jeden Samstag und viele viele Freitage und Sonntage war ich in Tübingen, Reutlingen, Esslingen, Karlsruhe, Stuttgart, Ulm, Augsburg und Göppingen unterwegs.

Die Teilnehmerzahlen schwankten je nach Standort sehr, allerdings blieb eine Sache immer gleich. Wie schaffe ich einen pünktlichen Start des Seminars? Wie schaffen Sie einen pünktlichen Start Ihrer Besprechung? Nun die Erfahrungen, die ich in diesen unzähligen Seminaren gesammelt habe, setzte ich später in meiner Arbeits als Beraterin erneut um.

Hier kommen meine 6 Erfolgstechniken, um einen püntklichen Start hinzulegen.

 

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Sechs Techniken für einen pünktlichen Start

  • Verlegen Sie die akademische Virtelstunde vor – Meeting beginnt um 10 Uhr – seien Sie ab 9.45 Uhr im Raum – fördern Sie den Smalltalk und den Beziehungsaufbau
  • Bringen Sie eine Uhr mit oder lassen Sie eine installieren – so gilt die gleiche Uhrzeit für alle. Die Uhr im Raum ist der Referenzpunkt.
  • Signalisieren Sie den Beginn der Veranstalung*schließen (oder lassen Sie schließen) Sie die Tür* schalten Sie das Licht an* stehen Sie zum Ohrenöffner und der Begrüßung auf
  • Beginnen Sie mit einem Ohrenöffner – der belegt den Anfang eines Meetings ebenso wie den Anfang einer Rede – fesseln Sie die Anwesenden durch einen Bezug zum aktuellen Fokus der Besprechung
  • Begrüßen Sie dann die Anwesenden und verlieren Sie kein Wort oder Gedanken an Zuspätkommer

Die Grundvorraussetzung überhaupt liegt in Ihrem Wesen.

Die sechste Vorraussetzung hängt überdimensional von Ihnen selbst ab. Sie als Moderator, als Veranstalter sind das Modell für Ihre Teilnehmer. Sind Sie selbst immer auf dem letzten Drücker vor Ort oder kommen gar zu spät – so eifern Ihre Teilnehmer Ihnen nach. Verhalten Sie sich also so, wie Sie es selbst von Ihren Teilnehmern erwarten.

Wenn Ihnen ein pünktlicher Start wichtig, dann achten Sie darauf, dass Sie selbst immer mit einem Zeitpuffer vor Ort sind. Ganz egal wie viele Menschen bereits im Besprechungsraum sitzen – einer oder alle Eingeladenen, wenn Ihre Besprechung um 8.35 Uhr beginnen sollte, dann fangen Sie genau zu diesem Zeitpunkt an und keine Sekunde später.

Warten Sie auf niemanden und beginnen Sie wie geplant.

 

Aus eigener Erfahrung

Vor gut fünf Jahren passierte es. Ich hatte meine erste große Seminarreihe bei einem großen Unternehmen an Land gezogen. Die erste Besprechung mit den Führungsmitarbeitern galt als Maßstab für die weiteren Veranstaltungen und natürlich auch als Grundlage für Empfehlungen innerhalb und außerhalb der Firma.

Ich war gut vorbereitet, der Raum war hergerichtet und ich hatte alle wichtigen Menschen vor Ort. Zwei Minuten vor Beginn erhielt ich die Meldung, der Geschäftsführer steht im Stau und kommt gut eine halbe Stunde zu spät.

Da begann mein Herz zu rasen und ich überlegte was mach ich jetzt?

Abwarten bis er da ist? Beginnen oder ein paar Minuten warten, vielleicht ist der Stau ja nicht so schlimm?

Dann ging mir die Frage durch den Kopf, ist dieser Mensch für diese Besprechung wichtig? Ja na klar! Brauche ich seien Expertise in den ersten 30 Minuten? Nö!

Als mir diese Antwort bewußt wurde, gab es für mich kein Zurück mehr.

Ich gabe dem Personaler ein kleines Signal, dass wir beginnen können und forderte ihn auf, mit der Besprechung zu beginnen. Er sah mich erstaunt an, denn das gab es vorher noch nie, eine Sitzung, die ohne den Chef begann.

Nachdem ich den anderen Teilnehmern vorgestellt wurde, begann ich wie geplant mit dem Programm: Zielsetzung, Mitarbeiterauswahl, Trainingsmethoden, Rückmeldetechniken, Gruppenzusammensetzung usw.

Die ersten 25 Minuten waren vorbei und die Tür öffnete sich. Der Chef trat gehetzt ein und war mehr als verwundert, dass wich fleißig am Vortragen war. Er setze sich, nahm die erste Tasse Kaffee zur Hand und kam langsam an. Ich sah an seiner Mimik und Gestik, wie erstaunt er war. Doch die rege Beteiligung seiner Mitarbeiter an der Besprechung machte Eindruck. Sie stellten Fragen, brachten Bedenken vor und wir kamen in eine tiefe inhaltliche Diskussion, wie die Mitarbeiter des Unternehmens am effektivsten geschult werden.

Der Chef wurde dann langsam aber sich ein aktives Mitglied dieser Besprechung. Zum Ende hin, war geplant, dass er seine Motivation für unsere Zusammenarbeit den Mitarbeitern darstellte und ich gab ihm das entsprechende Signal. Alles lief reibungslos.

Fazit

Damals habe ich ganz praktisch erfahren, wie wichtig eine excellente Vorbereitung ist und sich an den Fahrplan, die Agenda zu halten. Wir erlebten eine intensive Gesprächsrunde, in der allen wichtigen Aspekte zum richtigen Zeitpunkt angesprochen wurden.

Sehr überrascht waren alle, dass ich keine Pause einlegte und den Chef ins Bilde setze, als er den Raum betrat. Da er als Entscheidungsträger jedoch über die Agenda und deren Inhalte vorab informiert war und alles im Rahmen lief, entschied ich mich gegen eine Unterbrechung.

Wie wir generell mit Zuspätkommern umgehen, beschreibe ich in einem weiteren Beitrag.

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

  1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
  2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  3. selektieren Sie Teilnehmer
  4. Pünktlicher Start
  5. Agenda und Zeitplan einhalten
  6. Parkplatz einrichten
  7. Pünktlich schließen
  8. Ergebnisprotokoll erstellen
  9. Zuspätkommer ignorieren
  10. Körpersprache in Meetings bewerten

 

 

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Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

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