Miteinander reden ja! Das „Wie“ ist dabei die spannende Frage. Im zweiten Teil von meinem Beitrag 10 Schritte zur Redekultur geht es um praktische Tipps, mit denen sich interne Redestrukturen organisieren lassen.

10 Schritte zur besseren Redekultur – Teil 2

Schritt 6 Schaffen Sie Plauderecken – mit Zeitbegrenzung

Chitt-Chatt ist ebenso wichtig wie strukturierte Meetings und Absprachen. In fast jeden Unternehmen gibt es Plauderecken – oftmals bei der Sekretärin und der Obstschale mh – Bonbons. Beliebt ist auch die Kaffeküche und die Raucherecke. Aber auch die Kantine oder Pausenraum bieten viel Raum und Zeit für „kleine Gespräche“.

Diese Orte des kleinen Gesprächs sind wichtig und richtig – dürfen jedoch nicht ausufern.

Gefahren:

1. Die Sekretärin kommt vor lauter naschlustigen Menschen nicht mehr zum ruhigen Arbeiten
2. Nach der 10. Tasse Kaffe fällt den meisten Menschen das Denken schwer und die Kosten des Kaffes leeren die Kaffeekasse schneller als treue Kunden Sie auffüllen.
3. Raucherpausen und Kaffepausen schaffen inoffizielle Seilschaften und unterlaufen offizielle Kommunikationswege.
4. Die Mittagspause mutiert zum Meeting und bieten keine effiziente Erholung.

Plauderecken sind wichtige Elemente der Unternehmenskommunikation – bieten Sie diesen Raum an, machen Sie jedoch klar, dass der inoffizielle Charakter erhalten bleibt. Getreu dem Motto – Brautkleid bleibt Brautkleid und Blaukraut bleibt Blaukraut.

Schritt 7 Entfliehen Sie dem MS-Office Zeitfenster von 30 Minuten – Meetings dürfen auch 12 oder 35 Minuten dauern

Technik, in diesem Fall Software macht in vielen Fällen unser Leben einfacher. Wenn es um die Meetingkultur geht, hat sie uns einen Starrsinn gebracht, welcher sich nur schwer abschalten lässt.

Die 30 Minuten Einheiten, die uns moderne Bürosoftware zur Verfügung stellt, ist in meinen Augen eher ein Hinderniss, denn ein Vorteil in einem erfolgreichen Mix der Unternehmenskultur.

Trotz der Software-Hürde empfehle ich Ihnen sich über die 30 Minutengrenze hinwegzusetzen. Besprechungen sind ebenso effektive, wenn sie um 10.15 Uhr oder 11.25  Uhr beginnen. Ein Programm ist immer nur so gut wie der Mensch, der es bedient. Bleiben Sie Herr der Lage und bestimmen Sie Ihren Zeitplan selbst.

Schritt 8 Halten Sie wichtige Entscheidungen in kurzen Protokollen fest

Protokoll – das ist fast ein Schimpfwort, heißt es in vielen Fällen doch viel extra Arbeit.

Ich empfehle Ihnen Ihre Unternehmenskultur sichtbar zu machen und dazu gehören kurze aber aussagekräftige Protokolle.

Variante A: Schreiben Sie ein kurzes Protokoll per Hand – Scannen oder Fotograffieren Sie dieses Protokoll und schon kann es digital abgelegt werden – zum Beispiel im Intranet.

Variante B: Nutzen Sie die Stattys von Finnovation und halten Sie so ganz flexibel Ihr Ergebnisprotokoll fest – ein Photo fixiert die Ergebnisse und jeder Teilnehmer nimmt seine Aufgaben mit an den Arbeitsplatz.

Variante C: Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll via E-Mail und versenden Sie dieses an alle Teilnehmer.

Variante D: Nutzen Sie die Vorlage Ihrer Agenda um ein Ergebnisprotokoll zu verteilen. Kostenloser Download Ergebnisprotokoll-Vorlage

Schritt 9 Delegieren Sie Aufgaben und nutzen Sie die Rhetorik zur Motivation Ihre Mitarbeiter

Delegation von Aufgaben zählt für viele Führungskräfte zu den wichtigsten Soft Skills, die sie für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter benötigen. Eine entspannte, jedoch verbindliche Redekultur legt hier die Grundlagen für eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation.

Wenn Sie Aufgaben delegieren achten Sie auf folgende Aspekte:

• klare Aufgabenbeschreiben
• klare Zielsetzung
• klaren Zeitplan
• festen Abgabetermin
• Regeln für Unterstützung aus dem Team und vom Vorgesetzten

Diese Informationen müssen kommuniziert werden – aus meiner Sicht heraus sowohl schriftlich also auch mündlich. Eine kurze schriftliche Aufgabenbeschreibung gehört genauso dazu wie eine persönliche Übergabe. Dazu eignen sich zum Beispiel die 30 Minuten Gespräche mit Ihren Mitarbeitern.

Schritt 10 Nutzen Sie verbindliche Sprache in der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

• das müsste auch noch gemacht werden
• hier könnten wir etwas Neues machen
• Ich bräuchte das bis Ende der Woche
• Zu dem Meeting muss auch noch einer gehen und uns dort vertreten.

Mit solchen Aussagen locken Sie keinen schlafenden Hund himterm Ofen vor. Vermeiden Sie Weichmacher und formulieren Sie klar und zielgerichtet, was genau Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Redekultur heißt Verbindlichkeit formulieren, Handlung einfordern und feste Rahmenbedingungen formulieren.

Der Vorgesetzte als Rohmodell

Ihre eigene Redekultur hat großen Einfluss auf Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sich daher die Frage: Wie will ich mit meinen Mitarbeitern auskommen, welche Ziele setze ich mir und was ist für mich O.K. und was geht unter die Gürtellinie.

Bedenken Sie dabei vor allem eine Redekultur auf dem Papier ist nur sowie viel wert wie das Papier auf dem es geschrieben wurde. Eine gesteuerte, eine strategische Redekutlur wird gelebt und Sie als Führungsperson leben Sie vor.

Sollten Sie noch nicht genau wissen, wie Sie Ihre eigene Redekultur in Ihrem Team oder in Ihrer Unternehmung meistern wollen, unterstütze ich Sie sehr gern. Fordern Sie einfach meine Dienstleistung ein unter: 03385 51 79 39 oder hinterlassen Sie hier einen Kommentar.

p.s.: Hier geht es zu den ersten fünf Schritten