Agenda und Zeitplan einhalten sind das A und O von „Besseren Meetings“ – Blog-Serie Teil IV

Die besten Vorsätze sind vergebens, wenn wir uns nicht auch an die Vorgaben halten.

Ich habe es immer wieder erlebt, dass die Agenda entworfen, erweitert, aufgeschrieben, versand und dann nicht eingehalten wurde.

Mein wichtigster Tipp heute:

„Halten Sie ihre Agenda unbedingt ein.“

In diesem fünften Teil der Blog-Serie „Bessere Meetings“ dreht sich alles um den Zeitplan und die Einhaltung der Agenda.

 

Podcast: Hören statt Lesen

Vorteile, wenn Sie Ihre Agenda einhalten.

  1. Ihr Meeting beginnt und endet tendiziell pünktlicher!
  2. Ihre Teilnehmer gehen zufrieden aus der Sitzung, weil es ohne Überstunden abgeht
  3. Ihre Unternehmung  spart etliche 100 Euro
  4. Nebenkriegsschauplätze werden verbannt
  5. der Parkplatz füllt und leert sich während der Besprechung
  6. Nicht alles passiert in den letzten fünf Minuten

Im folgenden gehe ich detaillierter auf diese Aspekte ein. Nutzen Sie gleich bei der nächsten Besprechung diese Vorteile für ihre eigenen Meetings.

Ihr Meeting beginnt und endet pünktlich!

In den ersten Schritten zum Besseren Meeting haben Sie sich im Detail mit den Teilnehmer und vor allem dem Aufstellen einer Agenda beschäftigt. Um den eingeplanten Zeitplan auch einzuhalten ist es wichtig, die Agenda und den Zeitplan immer im Auge zu behalten.

Wenn Sie das schaffen, dann beginnt und endet Ihre Besprechung pünktlich.

Ihre Teilnehmer gehen zufrieden aus der Sitzung, weil es ohne Überstunden abgeht

Kennen Sie diesen Zeitdruck – ich muss eigentlich schon wo anders sein? Stellen Sie sich einfach einmal vor, wie es Ihren Kollegen geht, wenn Sie wissen, egal was – dieses Meeting endet, wenn es enden soll!

Das Verhalten von Menschen ändert sich schlagfertig, wenn Sie den einen Satz ausprechen – „Ich komme nun zum Schluss…“. In Besprechungen, die ein klar definiertes Ende aufweisen, habe ich beobachtet, dass dieses Unruhegefühl seltener auftritt, bzw. in der Körpersprache weniger sichtbar ist.

Meine Empfehlung – halten Sie sich an Ihre Agenda und damit auch an einen Zeitplan, auf den alle vertrauen.  Überstunden kosten, dass wissen wir alle, seien Sie also darauf bedacht Extrakosten zu vermeiden. Das ist gut fürs Budget und die Moral Ihrer Mitarbeiter.

Ihre Unternehmung spart etliche 100 Euro

Überstunden kosten – lange Meetings kosten – überzogene Meetings kosten viel mehr.

Beispiele aus der Wirtschaft zeigen, dass 10 Minuten Besprechungszeit 15 € an Kosten verursacht. Gehen wir von 10 Teilnehmern aus, dann sind das schnell 150 € an Extrakosten, die dort auflaufen. Überziehen Sie um 30 Minuten, dann sind wir schon bei 450 €.  Probieren Sie doch die MEETING CLOCK

Nebenkriegsschauplätze werden verbannt

Die meisten Meetings ziehen sich in die Länge, weil sich die Teilnehmer nicht an die Hauptpunkte halten, weil der Moderator alle abwandern läßt. Resultierend schalten einige Teilnehmer ab und fragen sich, warum bin ich überhaupt hier. Andere beginnen sich mit anderen Dingen wie E-Mail, Chatter und weiteren netten Ablenkungen zu beschäftigen. Das Problem hängt sowohl an der Zeitspanne, die wir hier verbraten, andererseits wird die Hauptaufgabe des Meetings nicht gelöst.

Verbannen Sie daher Nebenkriegsschauplätze auch Ihren Meetings. Nutzen Sie Formulierungen, um immer wieder zum Roten Faden zurückzukehren. Rufen Sie Mitlieder zur Räson und kürzen Sie langatmige Statements einzelner oder kleiner Gruppen, die nicht zur Lösung Ihrer Hauptaufgabe beitragen.

Nutzen Sie die Parkplatzmethode um Nebenkriegsschauplätze zu parken.

der Parkplatz füllt und leert sich während der Besprechung

Der Parkplatz ist sowohl sprichwötlich als auch handfest zu verstehen. Ich selbst nutze dafür die Stattys vom Finnovation. Dafür schreibe ich ganz einfach mit  einem Whiteboardstift auf die großen Stattys kurze Informationen oder Stichworte auf. Kulli oder andere Schreibutensilien funktionen ebenfalls.

Die Stattys haften von ganz allein, durch statische Ladung an allen glatten Oberflächen.

Alternativ lassen sich auch Moderationskarten einsetzen und diese werden auf einer Pinnwand befestigt. Zweite Alternative ist ein Flipchart oder ein Multiboard auf dem Sie als Moderator oder ein Protokollant Themen festhalten, die im Augenblick nicht diskutiert werden.

Die Idee der Parkplatz ist es dort Themen festzuhalten, die störend sind, die das Meeting verzögern oder vom Kurs abbringen. Daher ist es wichtig alle Nebenkriegsschauplätze und anderen Themen aufnehmen.

In den letzten fünf Minuten des Meetings muss der Parkplatz geräumt werden. In diesen fünf Minuten diskutieren wir jedoch solche  Parkplatzstücke nicht, sondern entscheiden, was wir damit machen. Einzelne Mitarbeiter bekommen eine Aufgabe übertragen, das nächste Meeting erhält ein neues Thema oder eine kleinere Gruppe aus diesem Meeting findet eine Lösung.

Wichtig ist, dass für jedes parkende Auto eine weiterführende Aktion festgelegt wird. Andereseits fühlen Teilnehmer des Meetings ausgeschlossen oder nicht wahrgenommen. Im Mittelpunkt steht nicht die Lösung der Themen, sondern weitere Aktionen, die dann wiederrum zur Auflösung führen.

Nicht alles passiert in den letzten fünf Minuten

In den Gesprächen mit Menschen, die sehr häufig in Besprechungen sitzen, höre ich immer wieder:

„Warum Agenda?“ oder „Warum einen Plan machen?“ „Alles passiert immer in den letzten fünf Minuten!“

Daher empfehle ich, Entscheidungen während der Besprechung zu fällen und festzuhalten. Fordern Sie immer dazu auf sich festzulegen, Entscheidungen zu treffen und die nächsten Schritte zu definieren.

Die letzten fünf Minuten sind für den Parkplatz reserviert. Dort werden Themen bewußt und aktiv vertagt.

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

  1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
  2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  3. selektieren Sie Teilnehmer
  4. Pünktlicher Start
  5. Agenda und Zeitplan einhalten
  6. Parkplatz einrichten
  7. Pünktlich schließen
  8. Ergebnisprotokoll erstellen
  9. Zuspätkommer ignorieren
  10. Körpersprache in Meetings bewerten

 

 

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Kommunikation ist wertvoll – Ein Buch voller Tipps und Techniken – geschrieben von bloggenden Experten http://bit.ly/fzHQeQ

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Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

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