Bessere Meetings – schließen pünktlich – 6. Teil der Blog-Serie

Meetings pünktlich schließen ist ein Geschenk für alle Teilnehmer und Ihre Belohnung.

In meinen Seminaren habe ich mich oft in Gesprächen, Diskussionen und Auswertungen mit meinen Teilnehmern verloren. Wir waren ja gerade so schön im Fluß und es kam ja so viel dabei raus.

Allerdings gab es in jedem Seminar auch Teilnehmer, die sich nicht zu Wort meldeten, Dauerredner, Tuscheltanten, Gruppenclowns. Mit meiner damaligen Einstellung lass sie mal reden, damit erreichen wir am meisten lief es für einige Zeit auch sehr gut. Dann  jedoch änderte sich mein Ziel. Mir war es wichtig alle Teilnehmer gleichermaßen einzubinden und zu Wort kommen zu lassen.

 

Podcast: Hören statt Lesen

8 Techniken für einen strukturierten Austausch

Was bringt ein pünktlicher Start, wenn wir anderenorts überziehen?

Ein „Pünktlicher Schluss“ für ein Meeting ist ein wichtiges Signal. Ein wichtiger Bestandteil dafür ist es die einzelnen Redebeiträge und Diskussionen zu strukturieren und zu beenden.

  1. Planen Sie genügend Zeit für die einzelnen Agenda Abschnitte – mit der Zeit verfügen Sie über genügend Erfahrung und erhöhen Ihre Treffsicherheit. Falls Sie gerade erst anfangen als Moderator, dann probieren Sie hier ruhig etwas aus. Die Meisten Themen benötigen zwischen fünf bis zwanzig Minuten.
  2. Unterbrechen Sie Dauerredner und fassen Sie in Ihren eigenen Worten den Inhalt zusammen.
  3. Parken Sie Nebenkriegsschauplätze auf dem Parkplatz
  4. Vertagen Sie diskussionslastige Themen, fordern Sie eine Chefentscheidung oder bilden Sie eine Expertengruppe, die sich außerhalb des Meetings mit dieser Frage beschäftigt. Während des Meetings parken Sie auch diese Themen auf dem Parkplatz.
  5. Geben Sie zu Beginn des Agendaabschnitts den Zeitrahmen noch einmal bekannt und bitten Sie alle Beteiligten sich daran zu halten.
  6. Zeigen Sie die letzten 2 Minuten an. Wichtig ist dabei, dass alle Teilnehmer die Meeting-Uhr deutlich sehen können und sich zu Beginn des Meetings alle Teilnehmer auf diese Uhr als Maßstab geeinigt haben.
    1. Sprechen Sie es laut aus: „Martin noch zwei Minuten“
    2. Sobald sich Ihre Mitarbeiter an die zwei-Minuten-Regel gewöhnt haben, reicht es meist laut und deutlich in die Runde zu sagen: „noch zwei-Minuten bis zum Ende“
    3. Später genügt es häufig einfach die Hand zu heben und die zwei Minuten mit den Fingern anzuzeigen.
  7. Die letzte Minute gehört der Zusammenfassung.
    1. Fordern Sie daher den aktuellen Sprecher oder den/die Verantwortliche/n für diesen Teil der Besprechung auf, die Diskussion zusammenzufassen, Aufgabenträger in die Verantwortung zunehmen und die nächsten Schritte bekannt zugeben. So werden Verpflichtungen ins Protokoll aufgenommen .
    2. Sollten Ihre Meetingmitglieder noch nicht in der Lage sein, diese Schritte selbständig zu durchlaufen, obliegt es Ihnen, für die Zusammenfassung, Aufgabenverteilung und Zusammenfassung zu sorgen. Je häufiger Sie jedoch dieses strickte Vorgehen einfordern, desto reibungsloser wird es in naher Zukunft auch effektiver ablaufen.
  8. Über geben Sie den Staffelstab – pünktlich. Bedanken Sie sich bei dem Mitglied, welches das letzte Thema leitete. Wenden Sie sich dann – vor allem körperlich und stimmlich – dem Besprechungsteilnehmer zu, der für den nächsten Punkt auf der Agenda verantwortlich ist.
    Achten Sie bei der Erstellung der Agenda darauf, für die Übergabe des Staffelstabes jeweil eine oder zwei Minuten einzuplanen.

Was tun Sie als Moderator, um das Meeting pünktlich zu beenden?

Sie als Moderator sind verantwortlich für Ihr Besprechung und für ein pünktliches Ende. Hier 5 Tipps, wie Sie am besten vorgehen.

  • Beginnen Sie pünktlich, halten Sie Ihre Besprechungzeiten ein und beenden Sie die einzelnen Abschnitte pünktlich
  • Nutzen Sie den Parkplatz um ungeplante Themen sicher aufzubewahren.
  • Keine Extras oder Lastminute Themen – auch nicht von Ihnen als Moderator
  • Auch wenn die Agenda nicht abgearbeitet wurde, es lose Enden gibt, aber Ihre Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Besprechung, wann Sie gesagt haben, Sie werden sie beenden.
  • Bedanken Sie sich bei allen Beteiligten und stehen Sie auf. Öffnen Sie die Tür oder ein Fenster oder schalten Sie die großen Lampen aus.

Fazit

Es ist wichtig, dass Sie bewußt und körperlich sichtbar einen Schlußstrich ziehen. Zögern Sie nicht, sondern treten Sie selbstbewusst über die Ziellinie. Ihr Verhalten ist die Richtiglinie und  das Rohmodell für Ihre Teilnehmer.

Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

  1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
  2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
  3. selektieren Sie Teilnehmer
  4. Pünktlicher Start
  5. Agenda und Zeitplan einhalten
  6. Parkplatz einrichten
  7. Pünktlich schließen
  8. Ergebnisprotokoll erstellen
  9. Zuspätkommer ignorieren
  10. Körpersprache in Meetings bewerten

 

 Unterstützen Sie diese Aktion durch einen Tweet

Kommunikation ist wertvoll – Ein Buch voller Tipps und Techniken – geschrieben von bloggenden Experten http://bit.ly/fzHQeQ

Selbstverständlich werde ich hier auf dem Blog, aber auch über mein Twitterkonto über diese Blogaktion berichten. Folgen Sie mir auf Twitter und erhalten Sie immer zeitnah neue Informationen.

Verpassen Sie keinen neuen Beitrag

Lassen Sie sich automatisch über neue Beiträge informieren. Ihre E-Mailadresse hier eintragen:

Bereitgestellt durch FeedBurner

 

4 responses on "Bessere Meetings - schließen pünktlich - 6. Teil der Blog-Serie"

  1. RT @Rednermacherin: Bessere Meetings – schließen… http://t.co/5R8yhkkd #Rhetorik

Leave a Message

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ja, bitte weitere Tipps von der Rednermacherin

Hier bloggt die Rednermacherin

Judith Torma Goncalves ist die Rednermacherin. Die Rhetorik ist ihr Herzensthema. Als Schulsprecherin erste Auftrittserfahrungen, als AuPair den Faible für Debatten entdeckt und im Studium der Rhetorik ein Zuhause gefunden.

Seit 2003 arbeitet die Rednermacherin als Dozentin, Trainerin und Beratering

Einfach anrufen

Judith Torma Goncalves, M.A. der Rhetorik

Grünauer Weg 8

14712 Rathenow

+49 3385 51 79 39

Jetzt alle 100 Rhetoriktipps sichern

Ja, ich will die 100plus Rhetoriktipps haben 

top
Template Design © VibeThemes. All rights reserved.

Setup Menus in Admin Panel