Störungen haben Vorrang!

So lautete für viele Jahre die Losung für Besprechungen, Telefonate, Meetings, Präsentationen und Seminare.

Mein Rhetoriktipp – ignorieren Sie Zuspäterkommer!

Zuspätkommer in einem Meeting kosten unnötig Zeit und erhalten Aufmerksamkeit, die Sie nicht verdienen. Hier nun mein 8. Beitrag zur Blog-Serie Bessere Meetings.

Podcast: Hören statt Lesen

Warum soll ich Zuspätkommer ignorieren?

Untersuchungen zeigen, dass jegliche Unterbrechung uns bis zu 7 Minuten kosten, um wieder an den Punkt zu gelangen, an dem wir vor der Unterbrechung waren.

In Meetings ist das besonders wichtig den Zeitdieben das Bein zustellen und Zuspätkommer sind solche Zeitdiebe.

Früher gehörte es zum guten Ton, Menschen, die zu spät in Seminare kamen oder in Bepsrechungen besonders hervorzuheben. Diese Auszeichnung ist nicht angemessen.

Warum sind Zuspätkommer Zeitdiebe?

Gerade wenn es sich um den Chef handelt oder anderen wichtigen Menschen für diese Besprechung, tendieren viele Moderatoren dazu extra Zeit einzuräumen, um den Zuspäterkommer ins Bild zu setzen.

Dabei geben sie selbst häufig die Zusammenfassung und verfälschen das Bild von den Beitragenden bereits. Denn wir alle filtern, filtern was wir hören und geben das Konzentrat unserer Filterleistung weiter. Bei jeder Störung, bei jedem Zuspäterkommer filtern wir also erneut.

Gehen Sie einmal davon aus, das Sie pünktlich beginnen und auch die ersten zwei Aspekte Ihrer Agenda bereits erfolgreich abgearbeitet sind. Dann kommt der erste Zuspätkommer, Sie wiederholen die beiden Themen mit Ergebnissen. Dabei vergeht viel Zeit und die Ungedult der Pünktlichen steigert sich.

Anstatt den Anwesenden, die sich Mühe gaben pünktlich zu sein, Ihre Aufmerksamkeit und die aller anderen zu schenken, verschwenden Sie kostbare Zeit und Geld für Menschen, die Gründe fanden nicht pünktlich zu sein.

Wertschätzen Sie die Anwesenden

Mit der Erstellung Ihrer Agenda haben Sie den Rahmen Ihrer Besprechung abgesteckt, lassen Sie sich diesen Rahmen von Zuspätkommern nicht zerstören.

Wertschätzen Sie die Anwesenden, indem Sie Ihnen Ihre volle Aufmerksamkeit schenken und deren Redezeit einhalten. Wenn jemand eine Präsentation oder einen Bericht in Ihrem Meeting abliefert ist es unhöflich und unproduktiv den Referenten zu unterbrechen, weil jemand nicht pünktlich  sein will.

Den Umgang mit Zuspätkommern planen

In der Regel gibt es zwei Arten von Zuspätkommern:

1. Menschen, die mit Absicht zu spät kommen, weil nur bestimmte Teile der Besprechung für sie wichtig sind. Diese Art von Zuspätkommen wollen auch keine extra Aufmerksamkeit, sondern Sie planen Ihre Teilnahme bewusst und wollen so wenig Aufmerksamkeit wie möglich.
2. Menschen, die mit der Absicht zu spät kommen, um extra Aufmerksamkeit zu erhaschen, um abzulenken, zu stören, die Aufmerksamkeit umlenken wollen.

Wie gehe ich mit Zuspätkommern um?

 Egal wie Sie reagieren – Ihre Reaktion auf Zuspätkommer muss dezent sein!

Je dezenter Sie auf die Zuspätkommer reagieren, desto souveräner wirkt Ihr Verhalten.

1. ein Blick zum „Willkommen heißen“
2. Geste auf freien Stuhl am Konferenz-Tisch
3. Ermunterung für den/die sprechende Person
4. ohne Kommentar fortfahren
5. Getuschel von anderen mit Zuspätkommer unterbinden

Geben Sie dem Zuspätkommer sowenig wie möglich Aufmerksamkeit.

Ihre Aufmerksamkeit gilt immer den Anwesenden

Sind Sie im Moment in einer Phase, der Neuorientung und planen und bereiten Ihre Meetings neu vor, dann überlegen Sie ganz bewusst wie Sie mit Zuspätkommern umgehen wollen.

Je klarer Sie in Ihrer Vorstellung sind, desto leichter wird die Handlung im entscheidenen Moment. Es liegt an Ihnen als Moderator, dass Sie entscheiden, wie Sie mit Zuspäterkommern umgehen wollen.

Für mich selbst gibt es keine Unterschiede mehr. Egal, ob es der CEO oder ein Sachbearbeiter ist, wer zu spät zum Meeting erscheint, nimmt in dem Moment erst im Gespräch teil, wenn er da ist.

In Ihrer Vorbereitung ist es wichtiger sich damit zu beschäftigen, wie Sie die Anwesenden behandeln. Überlegen Sie wem Ihre Wertschätzung schenken und auch offen zeigen.

Ich selbst ermuntere die Agierenden des Moments immer in ihren Beiträgen fortzufahren. Für mich selbst haben die Anwesenden den Vorrang, nicht jedoch die Zuspätkommer. 

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Alle Beiträge dieser Blog-Serie

Hier finden sie alle Beiträge zum meiner Blogserie – Besssere Meetings – mehr erreichen in weniger Zeit.

1. 1. Beitrag: Kommunikation ist wertvoll – Bessere Meetings
2. Veröffentlichen Sie eine Agenda 24 h vor dem Termin
3. selektieren Sie Teilnehmer
4. Pünktlicher Start
5. Agenda und Zeitplan einhalten
6. Parkplatz einrichten
7. Pünktlich schließen
8. Ergebnisprotokoll erstellen
9. Zuspätkommer ignorieren
10. Körpersprache in Meetings bewerten